Como conduzir reuniões em busca de decisões

Reuniões podem ser boas ferramentas, quando bem conduzidas e um desastre, perda de tempo, quando ocorre o inverso. As reuniões tem processos parecidos, mas de certa forma, são os seguintes :

• pessoas que irão participar (nomes, cargos, localização).
• local onde será feita (endereço, andar, sala, edifício, cidade, estado).
• dia e horário (dia em que será feita) e horário planejado para iniciar e terminar.
• pessoa que irá convocar (secretária do dirigente), algum  diretor, às vezes o próprio presidente (CEO) .

Como Conduzir Reuniões ?

1. Antes da reunião (Planejamento de como conduzir reuniões)

• Estabelecer objetivos… sem objetivos claramente definidos, não é possível saber o que se obterá ao final de cada reunião, pois não se tem como avaliar se a finalidade da mesma foi alcançada.
• Selecionar os assuntos a serem discutidos… incluir apenas os assuntos em que haja pessoas presentes para discutir e concluir, encaixando-os numa sequência que auxilie na discussão, mas sempre levando em conta sua importância e prioridade.
• Escolher os participantes… convidar apenas as pessoas que estejam ligadas ao assunto, diretamente ou como interfaces e que possam contribuir para as soluções que se esperam. 

As soluções em grupo são mais eficazes quando tomamos

• Os participantes possuem conhecimento e capacidade analítica dos assuntos;
• São hábeis negociadores e sabem resolver suas diferenças;
• Quando surgem confrontos de idéias e pontos de vista;
• Cada pessoa presente pode ser afetada pelas decisões tomadas e portanto sentem a necessidade de compartilhar suas expectativas com o grupo reunido;
• As pessoas presentes concordam com as regras de solução de conflitos e tomada de decisões pelo grupo reunido;
• Os participantes tem liberdade em usar sua criatividade durante a reunião.
• Planejar e divulgar a agenda …..a agenda deve ser preparada pela pessoa que a convocar e distribuída com antecedência mínima de 24 horas para que os participantes se preparem e tragam informações úteis. Mesmo sendo informal, a agenda serve para controlar e dar senso de direção à discussões. Ela pode ser divulgada verbalmente ou por telefone, e-mail, mesmo a poucos minutos do seu início.

Conteúdo básico de uma agenda, devem ser data, local, hora de início e duração, assuntos a serem tratados, nome dos participantes e convidados, responsável pela convocação.

Preparação para a Reunião, começar por reunir informações, arquivos, dados que possam ser analisados e definam posicionamentos.

A Sala de Reuniões, normalmente os lugares mais adequados são salas com baixo nível de ruído e boa ventilação. A melhor opção é pelo uso de mesas redondas ou ovais onde as pessoas fiquem em posição de visualização geral. Interrupções  para entregas de bilhetes, telefonemas, celulares ligados e tocando, costumam quebrar o ritmo das reuniões e prejudicar os resultados.

2. Durante a Reunião (como conduzir reuniões)

• Pontualidade …marcar um limite de tempo para a reunião, que deve começar e terminar na hora certa. Não esperar as pessoas atrasadas para começar.
• Participação, convidar somente aqueles cuja presença é necessária e dizer exatamente o que se espera da cada um deles.  Não há razão para ter alguém assistindo uma reunião inteira se somente alguns minutos forem de importância para sua área.
• Respeito ao grupo e ao indivíduo, evitar as interrupções, mantendo a reunião em curso normal. Desencorajar conversas paralelas e dispersões e encorajar intervenções pertinentes, promovendo um clima de respeito e disciplina dentro do grupo.
• Objetividade, os itens devem ser discutidos de forma objetiva e caberá ao COORDENADOR fazer com que isso aconteça. Procurar obter informações consistentes e compromissos de ação, delegando atribuições para melhorar os resultados.
• Relação Interpessoal nas Reuniões, os fundamentos básicos para um bom diálogo são…aceitar que pessoas tenham idéias diferentes das suas….aceitar que por mais que você tente convencê-las de suas idéias, estas podem não ter aceitação….aceitar que seu ponto de vista pode ser mudado em função das idéias dos outros…..

3) Depois da Reunião

Criar uma forma de acompanhamento sobre os assuntos e responsáveis pela implementação das decisões tomadas durante as reuniões.

4) Situações que podem prejudicar as reuniões

• Indisciplina na manutenção de horários, participantes que se julgam no direito de atrasar sempre, usando a “síndrome da noiva”, criando um precedente que poderá contagiar os demais participantes nas próximas reuniões….o Coordenador deve fazer contato com essas pessoas e exigir que cumpram os horários combinados.
• Deixar os celulares ligados e ao tocar, durante a reunião, interrompem o andamento e quebrando o ritmo. Os celulares devem ficar na recepção ou com a secretária da diretoria e os recados serão anotados. Da mesma forma, eventuais telefonemas devem ser atendidos pela equipe externa não participante da reunião.
• Participantes que tentam monopolizar os assuntos, interrompendo outros a todo momento, sem deixar que os temas sejam concluídos.  O Coordenador deve exercer sua autoridade e pedir que a pessoa aguarde a conclusão dos assuntos.
• Disciplina em manter horário para iniciar e terminar, caberá ao Coordenador dar início, deixar claro que serão 01h ou 02h apenas e que os assuntos serão tratados na sequência,  O Coordenador deverá ser rígido na condução dos horários, para disciplinar os participantes.
• Dificuldade no acompanhamento das ações, decisões e responsáveis pelas implementações….atualmente com a tecnologia pode-se usar a rede interna (intranet), onde os participantes com senhas para acesso poderão acompanhar e até contribuir para agilizar as soluções.   O Coordenador será o elo de ligação entre os participantes, para etapas seguintes.

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(fonte: Curso Gestão, Decisão e Reuniões, da PDE Projetos para Desenvolver Empresas e Pessoas).

Autor :  Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças) e produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades) e consultor da Métodos Master Business Consultoria Empresarial.