Racionalização e Simplificação do Trabalho

Introdução

Quando as empresas crescem e estão bem, seja comercialmente ou financeiramente, pouco se fala em racionalização e simplificação do trabalho. Quando ocorrem fases de alternância na economia e mercado, surge a preocupação.

Acreditamos que deva ser uma preocupação constante desde a fundação e os primeiros processos, para criar uma cultura de revisão dos mesmos, evitando que sejam esticados por conta de rotinas, normas, procedimentos, etapas, coisas às vezes criadas sem necessidade e mantidas por tradição, zelo e apego ” … meu pai criou, vou manter .. .eu criei, ninguém mexe …. tá dando certo, não vou mudar…. “.

São os paradigmas antigos, grudados nas paredes de algumas empresas.   Um dos caminhos é a racionalização e simplificação do trabalho, seja por mapeamento dos processos, que na década de 80 já era feito por consultorias do antigo sistema “P.E.R.A”, depois PDCA e hoje são praticados pelas que atuam em LEAN MANAGEMENT, ou enxugar a produção e demais processos. A chamada redução do tempo do ciclo, com a qual o autor trabalha, faz parte dessa metodologia LEAN e serve para todas as áreas operacionais e gestão de uma empresa.

Os Conceitos de Racionalização e Simplificação

A racionalização é a luta contra o desperdício e a simplificação,  sua principal técnica para eliminar o desnecessário. Ambas dependem do emprego do raciocínio analítico, lógico e resolutivo, sem o impacto emocional que prejudica a elaboração mental (A.Nogueira de Faria, livro Organização e Métodos, Ed.LTC).

A racionalização é o melhor caminho para utilização dos recursos, aplicando logicamente os elementos funcionais, para diminuir o nível de desperdícios de tempo, energia, material e oportunidades, a fim de conseguir eficácia (resultado), através da eficiência, aumentando a produtividade pessoal e coletiva.

A simplificação é a técnica organizacional que consiste em analisar o trabalho para identificar o nível de participação de cada fase ou etapa de um fluxo ou uma rotina, para a consecução do propósito.   Isso permite classificá-las para eliminar as desnecessárias e integrar logicamente as imprescindíveis, constituindo sequências ou ciclos mais produtivos e menos dispendiosos, permitindo incidir as energias e os recursos disponíveis nas partes do conjunto que podem melhor aproveitar os investimentos.

 Metodologia da Racionalização

1. Identificação do problema .…. é necessário caracterizar o problema, definindo todas as suas peculiaridades, a fim que seja possível desvendar a sua essência (efeitos) e conhecer os fatores determinantes que os condicionam (causas), tomando por base a pesquisa e levantamento dos elementos causais. Sem conhecer direito a origem (causas), haverá o risco de atuar nos efeitos e o fato se repetir.

2. Decomposição do problema em seus  elementos mais simples …… a dissecação do problema é uma necessidade, pois é mais fácil estudar pequenos elementos isolados do conjunto mais complexo. Realiza-se através da identificação e separação dos componentes, diminuindo o universo da pesquisa, facilitando a percepção das inter-relações e dependências.

3. Análise dos componentes ……. após a caracterização dos elementos, é preciso descrevê-los para dispor de uma listagem de suas partes componentes e estudar como elas estão agrupadas, formando uma microestrutura, pois a forma de agregação dos corpos integrantes permite conhecer as peculiaridades, como agem e reagem às influências que recebem do exterior e do conjunto, face ao reconhecimento de que elas produzem forças de atração ou de repulsão que devem ser medidas e conhecidas. Ela análise permite conhecer as relações de causa e efeito entre os principais componentes do conjunto.

4. Hierarquização e classificação dos componentes ……. o conhecimento das relações de causa e efeito permite avaliar a importância da participação de cada parte, atividade ou evento mediante uma comparação que possibilita estabelecer uma escala de valores em função dos objetivos que se pretende alcançar, posicionando os elementos avaliados em níveis diferentes numa classificação, que pode ser crescente ou decrescente.

5. Eliminação do desnecessário …… a hierarquização é o início do processo de avaliação mais profundo, permitindo classificar numa escala de valores os elementos para proceder ao julgamento da importância da contribuição de cada parte para o êxito na consecução do objetivo.  O estudo permite identificar os componentes que devem ser eliminados por terem pouca ou nenhuma participação em termos de resultados, possibilitando alijar do conjunto os elementos desnecessários. A eliminação do desnecessário deve ser realizada de forma racional, sem ceder às pressões emocionais ou passionais. É similar à redução do tempo do ciclo, que isola atividades que agregam valor e não agregam valor e aquelas que podem ser eliminadas ou não nos processos, já citada pelo autor no início do artigo.

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Autor: Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças) e produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades).  Também desenvolve Projetos de Melhorias dos Resultados (PMR),focando marketing-vendas, compras-estoques, produtividade-processos, redução de custos-desperdícios, nas empresas familiares. Em RH, forma multiplicadores nos processos de  avaliar desempenho-rever funções-atividades-responsabilidades-autonomia. É autor do kit de áudiolivros “As 10 Dicas para o Sucesso da Empresa Familiar”  e consultor associado da Métodos Master Business Consultoria Empresarial.