Consultoria Empresarial na Informática

É normal nos projetos nos projetos de consultoria empresarial, encontrarmos problemas em Informática, desde a não utilização dos relatórios do sistema, às vezes até desconhecidos pelos gestores, até problemas de customização dificultados pela empresa fornecedora do software.

Quando realizamos o diagnóstico empresarial, na fase anterior aos projetos, realizamos um estudo em Informática, para apontar os principais problemas, carências, reflexos na empresa e depois quando sugerimos o PDS-Plano de Desenvolvimento de Soluções, encaixamos as medidas que precisam ser tomadas para regularizar, fazer com que o SISTEMA INFORMATIZADO em uso venha a ser realmente útil à empresa, permitindo que ela tenha ganhos na qualidade das informações, controles e relatórios para decisões”.

As empresas pequenas começam usando registros em fichas, cadernos, fichários, evoluem para planilhas e com seu crescimento começam a adquirir softwares que são oferecidos no mercado, começando seus registros de movimentos internos, normalmente por vendas, compras, estoques,financeiro.

Muitas por desconhecimento ou falta de experiência, compram Sistemas diferentes para áreas diferentes e criam uma Torre de Babel, onde um sistema não é compatível com o outro, nem as informações são compartilhadas, os relatórios não são concluídos.

Quando iniciamos um projeto de consultoria empresarial, o consultor alocado, agiliza os estudos na Informática, priorizando as ações corretivas envolvendo a fornecedora do software usado, seja um Sistema Integrado ou ERP, promovendo uma reunião com o empresário e o fornecedor do serviço,  com objetivo de estabelecer customizações que possam atender o projeto, a empresa e suas necessidades de informações e relatórios para decisões.

Estes poderão ser diários, semanais ou outros períodos, “on line” ou formatados, conforme capacidade do software, mas o importante é que sejam agilizados, entregues nos prazos.  Aí, o consultor começa a treinar o empresário e sua equipe a usar os relatórios, tomar decisões corretivas, orientar e treinar seus gestores e lideranças, para que alimentem o SISTEMA com informações corretas, na frequência necessária para gerar os relatórios.

Num projeto feito no interior de SP, após reunião entre consultor, empresário e fornecedor do ERP nativo usado, foram feitas customizações, inserindo os relatórios financeiros para análise de resultados mensalmente e ativados relatórios que já existiam, mas não eram usados para analisar resultados e decisões

É nesse momento que a INFORMÁTICA se torna eficaz e acelera os resultados da empresa.

Os problemas mais frequentes, que são identificados no diagnóstico empresarial são :

• trabalhar com sistemas enlatados que não atendem a todas as necessidades da empresa;
• os sistemas não permitem uma perfeita integração de todas as áreas;
• não existe documentação dos sistemas em uso;
• os sistemas não fornecem informações à direção para tomada de decisões rápidas;
• as alterações são sempre lentas e bastante complicadas;
• a linguagem usada tornou-se obsoleta e totalmente ultrapassada;
• a compra de hardware foi mal dimensionada;
• os sistemas tem informações demais e não conseguem fornecer ferramentas de gestão;
• o percentual de utilização dos sistemas é muito baixo;
• os usuários não conseguem tirar proveito dos sistemas.

Os principais objetivos da ação do consultor no projeto são :

• revisar o fluxo de informações dos sistemas informatizados, corrigindo as falhas através das técnicas de O&M;
• revisar e redefinir os layouts dos relatórios operacionais e gerenciais, propondo alterações e melhorias;
• orientar o empresário no que diz respeito à necessidade de mão de obra, hardware, software, linguagem e banco de dados utilizados;
• avaliar e se for o caso, documentar todos os sistemas, conforme as correções e adaptações que forem sendo implementadas;
• criar um sistema de informações que permita a emissão de relatórios elaborados especialmente para a tomada de decisão da diretoria da empresa, ou seja, criar ferramentas de gestão atualizadas;
• treinar os usuários para que possam tirar maior proveito dos sistemas em uso;
• definir os pontos de integração entre os módulos ;
• definir quais informações do sistema serão utilizadas nos novos processos implantados;
• aumentar o percentual de utilização dos sistemas;
• treinar os usuários nos novos processos implantados.

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Autor : Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças), produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades) e empresarial (processos, problemas, decisões). 

É autor do kit de áudiolivros “As 10 Dicas para o Sucesso da Empresa Familiar”  e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.