Comprar Bem

Se alguém fizer uma pesquisa na região da 25 de março em São Paulo, considerada a mais movimentada e famosa do país no varejo popular, irá encontrar armarinhos de grande porte,  com um movimento extraordinário, prateleiras atulhadas de produtos, lojas lotadas e com preços bem abaixo de lojas de bairros ou centros comerciais.

QUAL O SEGREDO DELES ?  COMO É QUE COMPRAM ?

Comprar Bem, vai ser a resposta.   Mas o que é comprar bem ?

Dentro do conceito, para esses comerciantes de alto giro e grande público, comprar bem  pressupõe : comprar em grandes quantidades e com descontos acima da média do setor.  Alguns armarinhos que formaram redes e tem seus depósitos ou CD´s em pontos estratégicos, compram cargas fechadas de produtos os mais diversos, desde confecções, material escolar, plásticos domésticos, até pequenos itens de utilidades domésticas, brinquedos, material de higiene e limpeza. Acha-se um pouco de tudo visitando esses comércios.

E QUEM NÃO PODE COMPRAR DESSA FORMA, COMO IRÁ SOBREVIVER ?

Ter 2 ou mais fornecedores qualificados para cada produto que usa, seja indústria, com seus insumos, materiais auxiliares e matéria prima. Serviços, para sua aplicação. Ou Varejo, para o consumidor final.  Se você tem opções, seja direto de fábricas, atacados, distribuidores, terá mais possibilidade de negociar boas condições de preços e prazos.  Qualificados serão os que atendem qualidade e prazo de entrega principalmente, já que os preços e forma de pagamento estão sendo nivelados

Definir claramente as especificações de todos os produtos, sejam os habituais, para evitar erros nos pedidos e recebimentos.   É um balde de 12 lt, em metal, alça de plástico cor preta……tubo de aço com 1,2mm de espessura……cadernos da marca “X”, de 200 pag.modelo universitário, capa azul……  Se forem produtos novos, os cuidados devem ser redobrados, para evitar erros e prejuízos.

Fazer no mínimo 2 cotações em dois fornecedores diferentes,  ambos qualificados, antes de apresentar o pedido para aprovação.   Sempre vai ter alguma diferença a favor da sua empresa, seja preço ou prazo.

Emitir o pedido (eletrônico ou manual) e conferir antes de enviar ao fornecedor, para evitar que algum erro de digitação ocasione problemas em quantidades ou especificações, principalmente prazos combinados para entrega.

Manter o acompanhamento ou “follow-up”,  pela equipe interna de compras (supply chain), até que a entrega seja concluída, fazendo ponte com o “PCP”, caso de indústrias e com áreas de recebimento e vendas, nos demais casos, em que o giro é muito grande.  E checar se o material recebido estava de acordo com o pedido e especificações feitas.

Gerenciar valores de compras x valores de vendas no mês, para ter uma % comparativa, que poderá ser ajustada conforme situação de caixa e finanças.

Para isso, basta isolar a informação na entrada (os pedidos de compra, valor global) e na saída (os pedidos de venda, valor global), independente dos prazos negociados.   Se você vendeu estoques antigos e  sempre vai ocorrer isso, a comparação ainda é válida porque a diferença da % apurada para 100% é praticamente seu lucro bruto e quanto menor, pior o resultado.  Um indicador como meta seria não passar 70%,  que daria 30% de lucro bruto.

Ajustar os Lotes de Compras, pela Demanda Máxima, Mínima ou Média, de forma a não comprar acima do necessário, perante vendas ou  produção.  Ou abaixo, gerando faltas.Mês a mês, observar se a demanda cresce ou diminui e ajustar os lotes de compras.

 Exemplo: a média de vendas dos últimos 3 meses foi 55 unidades. O máximo que vendeu foi 86.  E o mínimo foi 40.

Observar antes de fazer o pedido (lote de compra), se a demanda está diminuindo ou aumentando. Se nos 2 últimos meses está caindo, você não pode comprar pela média, porque estará considerando também o 3º mês anterior, com demanda alta.  Melhor ajustar o LT (lote de compra), para baixo, menor quantidade.   Por outro lado, em épocas festivas, você pode inverter e comprar mais, em função de históricos passado, do mesmo mês no ano anterior.

Criar um orçamento de compras e inserir no sistema ou processo de controles da gestão.

  No caso acima, as compras totalizaram R$832.238,99 / 3 = 279.079,66 que seria a média do mês, que poderia ser um orçamento inicial para começar o processo. A cada pedido feito, o valor comprado seria acumulado e abatido do valor orçado. Ex: comprou r$35.000,00 (279.079,66 – 35.000,00 = 244.079,66) e também a porcentagem já comprometida (35.000 / 279.079,66 = 12,54%).  Quando o comprometimento ultrapassar os 80% ou 90% do ORÇADO, acenderá uma luz vermelha no FINANCEIRO e os próximos pedidos passariam a ser analisados com maior profundidade, em função da necessidade ou não para aquele momento.

Criar um processo de prioridades para produtos a serem comprados, principalmente varejos eletrônicos, com vida curta,  supermercados, devido itens perecíveis ou com prazos de validade e mesmo indústrias, para não gerar estoques parados por queda na demanda de produção.

Exemplificando: P1-prioridade 1 (produto já vendido, em alguns tipos de varejo ou indústria,  sem estoque,  comprar de imediato)..P2-prioridade 2(produtos para repor estoque de emergência, devido demanda ou em assistência técnica)….P3-prioridade 3(produtos de reposição normal).

  Dessa forma, quando algum diretor pedir um novo produto em forma de pesquisa, se ele não se enquadrar nos prioridades 1 e 2,entraria na P3, com fluxo normal e não atravessando o processo, como ocorre em muitas empresas devido pressão do cargo.

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Consultoria Empresarial é um serviço que oferece soluções que podem ser aplicadas em todos os negócios, porque não importa o  tamanho, sejam pequenos, médios ou grandes, sempre haverá oportunidades para evoluir na gestão das empresas.

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Autor: Prof.João Mariano de Almeida, adm.empresas, pós RH, mestrando em Gestão de Negócios, atua  desde 1981 em Projetos de Melhorias de Resultados (Marketing/Vendas, Organização Geral, RH, Redução dos Custos de Processos, Formação de Lideranças e Motivação),  com boa vivência em Projetos de Melhorias de Resultados, consultor da Métodos Consultoria Empresarial.