CONTROLE EFICAZ DOS ESTOQUES E COMPRAS

Controlar eficazmente os estoques e compras é fundamental na gestão de negócios bem-sucedidos. Um controle eficiente dos estoques e compras pode melhorar a rentabilidade, minimizar os custos e otimizar o fluxo de caixa.

É fundamental utilizar as melhores práticas no controle de estoques e compras, focando aspectos como gestão dos estoques, estratégias de compras, tecnologia e automação dos processos, análise dos dados das operações e suas etapas, uma boa gestão dos fornecedores como parceiros nos processos de estoques e compras.

Um erro cometido por algumas empresas é deixar estoques intermediários nos setores de produção, sejam de produtos com defeito, incompletos, insumos, de forma que seus estoques em processo se tornam capital de giro parado, ocupando espaços que poderiam estar sendo usados para produtos bons e também prejudicam os fluxos produtivos.  Os estoques em processo devem ser aqueles produzidos nos setores produtivos com garantia suficiente para que o produto seja finalizado nas especificações definidas e os custos da empresa não sejam aumentados.

O processo eficaz para que os estoques e compras, pressupõe várias etapas:

1.  A IMPORTÂNCIA DE CONTROLAR ESTOQUES E COMPRAS

Controlar estoques e compras é uma parte essencial da gestão de qualquer empresa que lida com produtos físicos.

Isso se aplica a empresas de manufatura, varejo, distribuição e até mesmo a empresas de serviços que possuem estoques de materiais.

O objetivo principal do controle de estoques e compras é maximizar a eficácia operacional, minimizar custos e garantir que os produtos certos estejam disponíveis no momento certo para atender à demanda do mercado.

2.   GESTÃO DE ESTOQUE

2.1 Tipos de Estoques

• Estoque de Matérias-Primas: materiais básicos usados na fabricação de produtos, cujo controle é fundamental para evitar interrupções na produção.
• Estoque de Produtos em Processo: produtos em diferentes estágios de produção. Gerenciar esse tipo de estoque ajuda a otimizar o processo de fabricação.
• Estoque de Produtos Acabados: produtos prontos para venda., cujo controle eficaz garante um bom atendimento à demanda dos clientes.

• Estoque de Mercadorias em Trânsito: itens em trânsito entre fornecedores, centros de distribuição e pontos de venda, cujo rastreamento é fundamental para evitar atrasos.
• Estoque de Segurança: estoque adicional mantido para lidar com flutuações na demanda ou atrasos na entrega de fornecedores.
• Estoque Obsoleto: produtos que não têm mais valor de mercado e devem ser descartados ou vendidos com desconto.

2.2 Métodos de Controle de Estoques

• Just in Time (JIT): este método visa reduzir o desperdício, mantendo estoques mínimos e recebendo produtos apenas quando necessário, economizando armazenamento e capital de giro.
• Método ABC: classificação de produtos em categorias A, B e C com base na importância e no valor. Os produtos da categoria A são os mais importantes e requerem um controle mais rigoroso.
• Revisão Periódica de Estoques: neste método, os estoques são revisados em intervalos regulares, e as quantidades são reabastecidas de acordo com as necessidades projetadas.
• Estoques de Segurança: manter um estoque de segurança ajuda a evitar a falta de produtos em caso de variações na demanda ou atrasos na entrega.
• Sistema de Lote Econômico: este método determina a quantidade ideal de pedido para minimizar os custos totais de estoque, levando em consideração custos de pedido e custos de manutenção de estoque.

2.3 Tecnologia e Automação

Os sistemas de gestão de estoques (WMS) e os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) são ferramentas vitais para automatizar processos e fornecer informações em tempo real sobre os estoques.

A automação de tarefas, como reordenar automaticamente produtos quando os níveis mínimos são atingidos, economiza tempo e reduz erros humanos.

A tecnologia também permite o uso de código de barras e RFID para rastrear itens com precisão e monitorar sua localização.

Ou adotar sistemas automatizados que permitem o rastreamento, apurar os volumes produzidos, a qualidade dos produtos e eficácia dos equipamentos e setores, em tempo real.

3.ESTRATÉGIAS DE COMPRAS

3.1 Análise de Fornecedores

A escolha dos fornecedores é fundamental como estratégia de compras, envolvendo aspectos como qualidade, confiabilidade, preço, prazos de entrega e histórico de desempenho.

É essencial manter relacionamentos sólidos com fornecedores de alta qualidade para garantir um fornecimento confiável de matérias-primas e produtos.

3.2 Negociação de Contratos

Negociar contratos sólidos com fornecedores é uma essencial para obter melhores condições e preços.

Contratos bem elaborados devem especificar prazos, preços, padrões de qualidade, penalidades por atrasos e outros termos relevantes.

3.3 Diversificação de Fornecedores

Depender de um único fornecedor pode ser arriscado e a diversificação é uma estratégia importante para reduzir riscos nas entregas, evitando interrupções nos processos produtivos.

Dependendo da localização da empresa, os fornecedores regionais podem não atender suas necessidades mais amplas de qualidade nos itens usados e terá que buscar fornecedores em outras regiões.  Com isso, sua logística para receber seus itens, terá que ser melhorada ao máximo possível para não ter problemas de faltas e outras situações, como não conformidade à qualidade exigida.