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DICAS PARA REDUZIR DESPERDÍCIOS OPERACIONAIS E MELHORAR RESULTADOS NA SUA EMPRESA

Consultoria Empresarial e Gestão  

Os desperdícios são os maiores inimigos do ser humano, porque os recursos da Terra são finitos e eles ocorrem em todos os processos produtivos, agricultura, industrialização, serviços.  Um exemplo clássico e terrível é o que se perde no país, em grãos nos transportes rodoviários e falta de locais para estocagem ano a ano.  O mesmo ocorre na produção de verduras e legumes, por manuseio entre hortas e locais produtivos e pontos de venda.  Basta ir num supermercado e observar a situação das gôndolas de verduras e legumes num final de semana, tudo amassado, esmagado, estragado….

Assim, como as perdas nos processos produtivos, com rebarbas, retrabalhos, devido mão de obra ou equipamentos defasados.   Ao visitarmos fábricas, notamos claramente desperdícios de tempo (pessoas aguardando atividades), movimentações (de pessoas, peças, material em processo, sem necessidade), alimentação de postos de trabalho (inadequados), fluxo produtivo confuso (layout inadequado) e produtos aguardando revisão técnica e acabamento devido falhas produtivas.  Tudo isso custa muito à competitividade dos produtos brasileiros e aos caixas das empresas, aumentando seus custos e reduzindo seus lucros operacionais.

Nos processos de gestão e controles, também ocorrem muitos desperdícios, desde sistemas inadequados, falta de informações para decisões obrigando gestores a usar mais tempo para levantar dados, até reuniões alongadas sem necessidade ou por falta de planejamento.

Um trabalhador brasileiro produz ¼ do americano, não só devido baixa formação, mas também pelos processos e equipamentos envolvidos.  Estima-se uma perda de 30% na perda de produtos agrícolas, legumes e verduras, na rota entre produção e consumidores finais.  Como melhorar isso ?

Nos projetos de consultoria empresarial, um dos focos é a redução máxima dos desperdícios nos processos produtivos ou operacionais, visando obter máxima eficácia do negócio e resultados.

OS PRINCIPAIS FOCOS DO DESPERDÍCIO

1)existência de qualquer tipo de trabalho que não produza alguma coisa de valor ou que não resulte em informações para o processo decisório.

2)o deslocamento de funcionários ou o transporte de algo além do que for estritamente necessário para o processo produtivo.

3)as paralisações e armazenamentos que não decorrem de absoluta necessidade do processo produtivo ou para a distribuição e a manutenção.

4)as demoras evitáveis que decorrem da falta de sincronização dos fluxos ou de erros de programação.

5)as superposições de controles para ter uma maior segurança que acabam criando passos e etapas desnecessárias nos fluxos de trabalhos.

6)as consultas desnecessárias a outros gestores ou lideranças para dividir responsabilidades ou fugir delas.

7)comunicações codificadas de forma deficiente que não possam ser satisfatoriamente decodificadas pelos agentes executores (linguagem cifrada, dados incompletos, informações retidas).

8)funcionamento deficiente dos equipamentos, instrumentos e máquinas que integram o posto de trabalho por má localização, qualidade inferior ou operação errada.

9)inadequação no posto de trabalho, envolvendo temperatura, umidade, ventilação, iluminação, ruídos, cores, composição atmosférica.

10)monotonia face à repetição demasiada de operações ou ciclos, esgotando a paciência e a vontade de trabalhar pela insatisfação crescente.

11)fadiga pela quantidade demasiada de trabalho, falta de pausas para recuperação, velocidade e ritmo inadequados sem o necessário repouso funcional.

12)falta de motivação e de compreensão dos objetivos do trabalho, fazendo com que os executores se sintam desinteressados e desvinculados dos objetivos da empresa e da tarefa.

DICAS PARA REDUZIR DESPERDÍCIOS E MELHORAR RESULTADOS

1)Levantar a sequência dos principais fluxos e transportá-los para fluxogramas que possibilitem a visualização das ilogicidades, superposições, esperas, deficiências de sincronização para reduzir ao mínimo o consumo de tempo, materiais e trabalho, através da simplificação.

2)elaborar novas rotinas e procedimentos, colocando em fluxogramas ajustados para os novos processos e treinando os usuários nas mesmas.

3)montar um sistema de arquivamento de dados e informações, que possibilite sua guarda e uso para decisões, quando necessário, com rapidez e qualidade.

4)reestudar e equipar os postos de trabalho de forma que os agentes executores tenham o menor deslocamento possível e encontrem na melhor posição todos os equipamentos e materiais que necessitam para ter o maior rendimento do trabalho.

5)reestudar o layout, reprojetando o arranjo físico, de forma que o posicionamento dos postos de trabalho seja melhorado em função das exigências do principal fluxo de trabalho, ajustado para maior eficácia.

6)hierarquizar as necessidades em função dos objetivos e estabelecer uma rigorosa ordem de prioridades, que deve ser obedecida por todos os gestores e lideranças envolvidas, cuja reformulação só poderá ser realizada pela direção, para atender alguma mudança de conjuntura ou planejamento.

7)consolidar todos os instrumentos, organograma, “funcionograma”, instruções, normas, rotinas, formulários, procedimentos, métodos de arquivamento, segurança no trabalho, formas de delegação, meios de comunicação, glossário técnico no Manual de Organização, obrigatoriamente usado e consultado.

8)estabelecer planos de treinamento objetivos e válidos que respondam exatamente ao levantamento das necessidades e engajar o pessoal que pode aproveitar cada programa específico no processo de reciclagem, objetivando o retorno do investimento.

9)implantar um programa de incentivos financeiros e motivacionais que possa atender aos anseios dos recursos humanos, de forma a melhorar o desempenho sem coação, para conseguir maior eficácia e aumento da produtividade.

10)identificar, acompanhar e controlar a organização informal, envolver os seus líderes e realizar reuniões com os grupos para sentir os anseios, estabelecer comunicações e reativar a motivação necessária.

11) estabelecer o sistema de mérito através de processos baseados em padrões reais e válidos, seja avaliação de desempenho ou meritocracia, visando dar aos colaboradores oportunidades de autodesenvolvimento, crescer na carreira dentro da empresa.

12) criar formas de aproveitar melhor os talentos detectados dentro da empresa, o uso do tempo dos colaboradores, dos próprios recursos alocados nos postos de trabalho, ajustando duração de reuniões, formas de comunicação interna mais rápidas e produtivas, grupos de soluções para problema específicos para não postergá-los e outras situações corporativas.

Hoje, muitas empresas estão monitorando ou restringindo o uso de redes sociais e  alguns aplicativos internamente, porque já sentiram que trazem uma perda de tempo produtivo muito grande às atividades das pessoas.  Outras negociam horários para isso, seja no almoço, café, de forma a tentar conviver com a febre que se tornaram as redes sociais e a quase dependência de muitas pessoas em ficar conectados o dia todo.

(Fonte: Seminários de Sustentabilidade-Fiesp, Pde-Projetos para Desenvolver Empresas e Pessoas e Organização e Métodos de A.Nogueira de Faria).

Autor : Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças), produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades) e empresarial (processos, problemas, decisões). 

É autor do kit de áudiolivros “As 10 Dicas para o Sucesso da Empresa Familiar”  e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.

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