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Uma das principais reclamações dos empresários em geral, é a qualidade da mão de obra, envolvendo desde a área comercial/atendimento até a área de retaguarda como o pessoal do escritório, depósito, expedição entre outras. É fato que realmente o nível de ensino vem caindo gradativamente dado ao surgimento de muitas faculdades e cursos de segunda linha, proliferando um grande número de profissionais despreparados para desempenharem bem suas funções. Em função disso é comum os empresários justificarem seus baixos resultados à falta de preparo de sua mão de obra.

Mas será que o problema é somente da mão de obra?

Após realizarmos em minha empresa de consultoria, mais de 2.000 projetos em quase 40 anos de mercado, constatamos que somente profissionais bem qualificados não garantem, necessariamente, a obtenção dos melhores resultados para a empresa.

Vamos nos ater nesse artigo sobre o problema organizacional, mas há casos em que o problema está na liderança e comando. Ocorrem erros erros graves de postura. Para se aprofundar nesse assunto comportamental baixe nosso e-book “Noções Práticas de Chefia e Liderança” e para  melhorar sua mão de obra com organização e métodos, continue lendo esse artigo. Os dois conteúdos se complementam.

Já presenciei vários casos onde o empresário pensando em dinamizar sua empresa, contratou profissionais de grandes empresas varejistas, achando que dessa maneira conseguiria absorver a metodologia e técnica aplicada pelos lideres de mercado.

Na maioria dos casos o que ocorreu é que estes profissionais, muitas vezes contratados a “peso de ouro”, vieram com uma “cultura empresarial” totalmente diferente da cultura de sua empresa, criando muitos entraves e muitas ilusões. Devido a essa diferença de cultura o resultado negativo ocorre nas duas pontas.

De um lado o empresário fica decepcionado pela dificuldade em aplicar a experiência e metodologia trazida pelo funcionário contratado. Do outro lado o funcionário fica frustrado por não conseguir aplicar todo seu conhecimento e acaba se desligando da empresa buscando outra posição, onde possa ter condições de colocar toda sua experiência em prática.

Vocês devem estar se perguntando: Como resolver esse problema?

Primeiramente, precisamos identificar o principal motivo do insucesso, mesmo valendo-se de mão de obra extremamente qualificada. Em nossos projetos de consultoria, sempre colocamos os projetos de Organização Funcional em primeiro lugar, pois eles se referem a organização e distribuição das pessoas dentro da estrutura da empresa.

A essa estrutura damos o nome técnico de Organograma Hierárquico Funcional. O organograma tem uma importância vital para a empresa, assim como o esqueleto humano é fundamental para sustentar nossos corpos.

ESQUELETO

Através de um bom organograma podemos definir claramente qual deverá ser a estrutura departamental da empresa, de acordo com seu porte e objetivos definidos pelos diretores.

O segredo na montagem de um organograma, deve-se ao fato de elaborarmos seu desenho sem a preocupação com os funcionários existentes na empresa. Na verdade esse é o ponto fundamental. Já vi muitas empresas que montaram seus organogramas simplesmente colocando no papel os departamentos e cargos já existentes, sem a realização de nenhum estudo das atuais necessidades e sem nenhuma preocupação com a correta distribuição das pessoas dentro da estrutura.

Como na maioria das empresas as pessoas estão “jogadas” nas funções, seria como se tirássemos uma foto da bagunça atual. O esqueleto, nesse caso mais se parece com o esqueleto de um extraterrrestre com 2 cabeças um braço mais cumprido outro mais curto e as pernas uma mais grossa e outra mais fina. Não há como haver boa sustentabilidade e entrosamento entre as articulações (departamentos).

Na maioria das vezes nessas empresas, encontramos muitas pessoas em uma área e poucas em outras. Existem áreas que não existem no organograma, que seriam importantes serem definidas. Quando não há uma definição clara de uma área, todo mundo interfere acarretando sérios problemas para a empresa, tais como: retrabalho, dualidade de comando, perda de qualidade e alta rotatividade de pessoal.

O organograma é fundamental porque através dele definiremos como a empresa deverá funcionar, quais serão os seus principais centros de custo e quais serão as áreas responsáveis por determinadas atividades. Uma vez definida e aprovada a estrutura do organograma, é a hora de pensarmos nos funcionários. Realiza-se então a Lotação Nominal do organograma. Como o próprio nome diz, é o momento de definirmos os nomes dos funcionários que ocuparão os cargos estabelecidos. É realmente a hora de colocarmos a pessoa certa no lugar certo.

Agora que já temos a estrutura bem definida e já sabemos quem serão as pessoas que desempenharão as funções, devemos elaborar um bom regulamento interno e manuais de função de cada cargo chave dentro da estrutura. Nesses manuais serão definidas todas as obrigações do funcionário para o cargo, todos os seus direitos e quais serão os controles e processos de trabalho que disporá para atingir seus objetivos e metas. Seguindo esses passos a empresa terá grandes chances de aumentar sua produtividade, criando um modelo de crescimento sustentado.

Autor: Artur Brito, diretor de negócios da Métodos Consultoria empresarial

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