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Aprenda a fazer Reuniões Rápidas e Produtivas

Consultoria Empresarial e Gestão  

Existem empresas que fazem tantas reuniões, por qualquer motivo, que elas começam a se tornar incômodas…e algumas pessoas já se manifestam antes das mesmas…..”justo agora, que tinha um compromisso”…..”ih! mais uma sessão de chatices”……”o que será dessa vez!”…..”espero que seja rápida”…..

 Em outras, a grande falha é não cumprir horários, atrasando início para chegada de alguns participantes, habitualmente os que chegam atrasados, “campeões em desculpas”….”minha esposa ligou”….”estava atendendo um cliente”…..”o representante queria conversar comigo”. Para se ter uma ideia o atraso nas normas de conduta de nossa consultoria empresarial é considerado falta gravíssima , sujeita advertência.

   Assim, como não conduzir de forma mais firme, permitindo que alguns monopolizem a fala, esticando argumentações e com isso quebrando o plano elaborado de tempo planejado por cada etapa.   E também os que deixam o celular ligado e como sempre tocam durante a reunião, paralisam a mesma….”aquele momento em que todos param e ficam olhando para o participante atender o celular”….

 Segundo Sctott Snair, autor de “Chega de Reuniões, Menos Conversa, Mais Ação”, se a reunião é inevitável, poderá ser mais produtiva se o Coordenador (quem convocou) seguir esse roteiro, que nossa consultoria empresarial elaborou :

 ROTEIRO PARA UMA REUNIÃO RÁPIDA E PRODUTIVA

 1.Restringir os Objetivos e o Roteiro...reuniões para discutir um monte de coisas costumam terminar sem que nada seja resolvido.  Colocar seus objetivos no papel, selecionar os mais viáveis, definir a abordagem de cada assunto e as perguntas que fará aos participantes são meios de agilizar e focar….se passar de 5 assuntos, já generaliza demais, melhor concentrar de 5 para baixo, para que sejam concluídos….dependendo do caso, 1 assunto já é suficiente…..

 2.Limitar a Lista de Convidados….Não cair na tentação de convocar todos o que poderão ser afetados pelo assunto da reunião. Chamar apenas quem tem influência e poderá tomar decisões sobre o tema.  ….Chamar pessoas só pelo posto, parentesco (caso empresas familiares), não vai ajudar nas soluções e sim sobrecarregar a agenda….

 3.Fixar um Limite de Tempo….Reuniões devem ter hora para começar e para acabar. Pensar no horário marcado para o fim e se esforçar para terminar o encontro anda antes.    …Se estiver agendada no horário das 10:00h às 11:30h, deverá começar e terminar nos horários combinados, para criar um comprometimento e até educar os menos disciplinados….

 4.Preparar-se…Rever os temas e compartilhar os tópicos  (agenda) que irá abordar com os outros antecipadamente.  Assim, todos poderão se preparar. Quanto menos planejada a reunião, maior a chance de que ela saia do foco.  ….Sua agenda, distribuída antecipadamente, vai facilitar para todos os participantes preparar suas informações e contribuir de forma mais produtiva….

 5.Começar no Horário…Segundo Snair, é a melhor forma de estabelecer sua autoridade na reunião desde cedo. ….Combinar antes com os participantes para chegarem no máximo 5 minutos antes do início agendado……e começar no horário estabelecido….

 6.Acabou ?  Sair da sala….É o melhor sinal que você pode dar de que o seu tempo e o de sua equipe vale muito.  Se nem tudo foi resolvido, não estenda a reunião para tentar salvá-la.  “Seja qual for a ocorrência que o impediu de atingir um objetivo, ela ainda estará presente na sala”. …Esticar reuniões é pior que esticar novelas, todos ficam saturados e alguns temas continuarão sem solução….melhor terminar, divulgando os temas resolvidos e marcar outra, se algum item justificar uma nova…

 REFLEXOS NA EMPRESA DURANTE AS REUNIÕES

 – alguns executivos passam até ¾ do dia em reuniões e com isso deixam de contatar clientes e fornecedores, que poderiam estar ajudando a solucionar situações pendentes…

– se todos os tomadores de decisão estiverem na reunião, quem irá tocar os departamentos da empresa….eles tem que estar capacitados e com autonomia para isso…se essa variável não estiver atendida, a empresa vai parar…..

– estima-se que pelo menos 50% das reuniões sejam improdutivas, seja pela Coordenação (não cortar os discursos dos “papagaios…gente que fala demais”, perder o controle do tempo, não concluir os temas discutidos), seja pelos próprios participantes (chegar atrasado, tocar celular, querer sair antes do final)….

– reuniões costumam ser dominadas por jogos de poder e pelo desejo das pessoas de aparecer, principalmente por imaturidade….

– quando uma reunião acontece, o resto para.  Os representantes de vendas não fecham negócios em reuniões internas e trabalhadores da construção não fazem fundações em encontros com o  mestre-de-obras….

– os encontros frequentes saem do rumo pretendido e se voltam para crises imediatas…cria-se a síndrome de “reunionite”….

 PONTOS BÁSICOS PARA UMA BOA REUNIÃO

 – o uso de mesas redondas sinaliza importâncias iguais na participação e desejo de ouvir a todos….

– o controle do tempo limita a participação ao que realmente é importante….

– uma sequência nas participações, sem interrupções, evita que alguém diga, fora da ordem, algo que será dito por outro….

– a própria convocação da reunião é uma forma de definir o clima de sua realização. Quando mais informal, mais transparente a preparação, definindo-se as participações de cada um, maior será o clima de igualdade….

– se a participação de todos é importante, talvez seja interessante que a hierarquia não seja o critério para a operacionalização da reunião, pois a tendência dos subordinados é não confrontar opiniões de suas chefias…..

– convidar pessoas por interesses políticos e não técnicos, além de aumentar a duração da  reunião, acaba obrigando “os convidados” a justificar sua participação, contribuindo com observações desnecessárias….

– compartilhar as informações com todos os participantes antes das reuniões, além de mostrar o desejo de participação, economiza tempo durante as mesmas…..

– dar aos participantes a oportunidade de questionar a realização e o horário da reunião costuma trazer mais vantagens, inclusive evitando-se que um assunto de natureza importante deixe de ser tratado se o seu horário coincidir com o da reunião….

– ter o direito de interromper todos, a qualquer momento, pode fazer bem para o ego de quem convoca, mas será nefasto para o tempo dos demais….Melhor agrupar os assuntos e tratar durante a reunião (ou contato pessoal)……

– na hipótese de se discutir vários assuntos, é fundamental escolher por consenso, a importância de cada um, começando-se pelo mais importante. Se faltar tempo, será para discussão dos temas menos relevantes……

– usar a posição hierárquica para chegar atrasado (“síndrome da noiva”), constitui um exemplo negativo para os demais participantes……

– celulares devem ser deixados na recepção ou com secretária encarregada de anotar os recados, assim como dos telefonemas que ocorrerem durante a reunião, que não pode ser interrompida para recados ou bilhetinhos….

  FAZER REUNIÕES EM PÉ?

(citação do autor, durante sua vivência em consultoria empresarial junto a alguns clientes).

 ….em algumas fábricas as reuniões diárias e de programas internos de qualidade e produtividade são feitas com os participantes em pé, no início do expediente, normalmente 07:00h,   num local isolado, com água e café disponível para todos, duração máxima de 30 minutos, para um posicionamento sobre os problemas pendentes.  As pessoas vão falando na sequência e os clientes & fornecedores internos se posicionam em relação às soluções. Ex: O líder da oficina pergunta se já compraram as peças para montagem da máquina “X”….O comprador….Sim, já enviamos o pedido ontem, vão chegar amanhã……O Coordenador….próximo assunto….

 ….Em Sorocaba, existe uma fábrica de móveis, onde a sala de reuniões tem uma mesa redonda, com pernas elevadas, onde algumas reuniões são feitas com os participantes em pé também e duração máxima de uns 40 a 60 minutos…..  A teoria por trás é que o “desconforto físico” acelera as colocações, argumentações  e decisões…..

 Adaptado por : Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças) e produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades). 

Também desenvolve Projetos de Melhorias dos Resultados (PMR),focando marketing-vendas, compras-estoques, produtividade-processos, redução de custos-desperdícios, nas empresas familiares. Em RH, forma multiplicadores nos processos de  avaliar desempenho, rever funções, atividades, responsabilidades, autonomia. É autor do kit de áudiolivros “As 10 Dicas para o Sucesso da Empresa Familiar”  e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.

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