Controles, Relatórios e Técnicas para resolver Problemas

O que não é medido, não pode ser controlado.  O que não se controla, provoca perdas e prejuízos.

Controle é um mecanismo administrativo de acompanhamento da execução, cujo objetivo é conseguir maior eficácia e menor desperdício, mediante a verificação e comparação de resultados obtidos com o que foi previsto e planejado, procurando-se, exatamente as mínimas diferenças e suas causas, a fim de corrigir falhas e elaborar procedimentos corretivos, para evitar futuras distorções.  (fonte: A.Nogueira de Faria, livro Organização e Métodos).  O que mudou com os sistemas informatizados ?  Nada, continua a necessidade, mudou a forma, o que era feito em formulários, hoje é feito por ERPs, CRMS e outros.

E Controles são os formulários ou planilhas,  onde essas informações são registradas, se manualmente, ou as telas dos sistemas, destinadas a essa finalidade, no caso informatizado, sistemas ERP e outros.

Algumas coisas que uma empresa precisa controlar ?

• suas compras e contas a pagar (valor, quantidade, item a item.  Se não controlar o que está comprando, poderá comprar quantidade acima ou abaixo do que precisa  provocando problemas de encalhes ou faltas, compras erradas,  compras de  itens que não giram, além de imobilizar capital de giro). Os valores controlados irão gerar os compromissos financeiros e também alimentar as entradas de estoques.
• suas vendas e contas a receber (valor, quantidade, item a item….Desde um carrinho de pipoca, as vendas devem ser registradas num caderno e depois passadas para uma planilha para fechar resultados do mês. Manter controle de vendas no VISUAL é suicídio empresarial, para qualquer tamanho de negócio.  Deve-se controlar as vendas por tipo ou família de produto, região, vendedor, modalidade (loja virtual ou vendedor, representante, diretas).  Os valores controlados irão gerar sua Contas a Receber, com datas e valores.
• seus compromissos financeiros (valores, prazos, com quem são os compromissos…..De um Varejo pequeno, como uma loja de 1,99 até uma Rede de Lojas, seja calçados e bolsas, confecções, quem não controlar seus compromissos, poderá ser problemas de inadimplência e perda do crédito.  Uma barraca de venda de eletrônicos e consertos de celulares, que existe no bairro, vai precisar controlar seus compromissos financeiros, suas receitas e despesas, para dar certo.  Até a senhora que vende tapioca na porta de uma fábrica também precisa controlar seus compromissos financeiros.  Registrar todas as compras a pagar, uma a uma quando chegam as NFs, suas datas, dividir por semana, combinar os dias de pagamento, segurar o dinheiro que entra para ter nos dias previstos…..
• sua produção ou estoques (quantidades, valor, item a item…..para saber se está em condições de atender eventuais pedidos em andamento nos seus prazos e quantidades. Serve também para medir a produtividade por dia, hora, pessoa, máquina.  Com relação aos estoques, nos atacados, distribuidoras e varejo, conforme movimentação, todas as entradas devem ser registradas por tipo de produto, quantidade, valores recebidos, no caso expressos por NFs, que irão para o setor de contas a pagar na sequência.  As movimentações de estoques, seja almoxarifado, CD´s, devem ser controladas, por planilhas, quando não houver sistemas informatizados, no dia-a-dia, não deixando desatualizar como ocorre em muitas empresas.  As O.S. (ordens de serviço), no caso de produção e R.M. (requisição de material), no caso de retirada dos estoques, tem que estar assinadas pelos responsáveis dos setores destinatários  e baixadas na sequência, sem acumular e com isso distorcer os dados do sistema ou planilhas. 

Os RELATÓRIOS são usados para compilar os dados registrados nos controles, fechando por períodos definidos pela gestão, sejam diários, semanais, quinzenais, mensais, permitindo comparações entre quantidades e valores apurados e metas estabelecidas.  Não estamos inserindo aqui os IDR´s (indicadores de resultados ou  Kpi´s), que serão tratados de forma mais abrangente em outro artigo.

Vamos nos concentrar em RELATÓRIOS  

Pode-se controlar as vendas, comparando com períodos anteriores (mês anterior, mesmo mês do ano anterior), com a meta (vendeu 80, a meta era 100, atingiu 80%), por região, representante, tipo ou família de produto.   Pode-se levantar a Curva ABC dos produtos vendidos, chegando aos que tiveram ZERO VENDA, ou seja, encalharam e com isso dar informações para vendas realizar promoções.  

Pode-se criar relatórios em todos os departamentos da empresa, com informações relacionadas às atividades dos setores. Em RH, pode-se controlar a Rotatividade (turnover) e o Absenteísmo (faltas), comparando com Quadro de Lotação. Em T&D, as horas de treinamento, comparadas com produção ou vendas.  Em Finanças, os valores pagos no mês, as projeções de pagamentos futuras.   Da mesma forma, o que foi produzido no dia, semana, mês e comparar com as metas.  

A BUROCRACIA no sentido moderno, identifica a arquitetura do caos resultante de improvisações organizações realizadas por pessoas não qualificadas em Organização, criando fases e papéis desnecessários para manter uma aparência de controle, possibilitando que muitos líderes criem dificuldades para venderem facilidades, de forma indireta ou não.

A burocracia nos serviços públicos ainda é bastante explícita nas formas de exigência de firmas reconhecidas e outros procedimentos, que alguns governos estaduais vem realizando trabalhos de gestão para dar mais eficácia a seus processos.

Nas empresas em geral, quando são pequenas, os controles são feitos em cadernos e planilhas. Algumas crescem, compram sistemas informatizados, mas continuam com os controles paralelos, com medo de perder as informações. Essa falta de confiança gera duplicidade nas atividades, que o funcionário continua fazendo para não colidir com sua liderança.

Ás vezes esse “estado burocrático” é perpetuado por longos anos.   E a empresa não percebe, mas tem um prejuízo enorme, porque paga um funcionário para produzir por 8 h/dia e ele perde algumas horas com atividades duplicatas. Logo, paga, mas não recebe 100% do que poderia ser feito.

Isso ocorre na forma de relatórios que poderiam ser dispensados também, como os feitos por vendedores diariamente, via e-mail ou compilados na 6ª.feira e enviados, que poderiam ser simplificados, usando um CRM ou mesmo num Sistema Integrado normal, ou mesmo planilha via Dropbox ou outro Recurso Coletivo Cloud Computing (hospedado nas nuvens).

Burocracia

Burocracia é também para os prestadores de serviços, os papéis que são digitados em várias vias por ter mais de um destinatário, conforme temas que são tratados, que também poderiam ser simplificados, em forma de planilhas, discussões e decisões, que levassem a ações rápidas e práticas sobre os assuntos, onde a entrega de valor, seriam os resultados e não a eventual papelada.

Exemplificando, há pouco mostraram uma pilha de metros no Governo do Brasil, só com textos relacionados a um tipo de problema.  E também nas empresas PME, ainda ocorre muito isso, como numa empresa visitada recentemente, em que ainda se usa um livro caixa dos antigos, em paralelo com planilhas implantadas e também um ERP.  Tudo junto, para ver uma coisa só, um absurdo !  Pessoas perdendo tempo com burocracia e as vendas despencando.

Técnicas para Resolver Problemas na Empresa

Normalmente, o que as pessoas sentem e reclamam, não é o problema, mas seu efeito. No modelo abaixo, uma forma de analisar cada problema, seus efeitos, localizar suas causas e definir ações corretivas, prazos e responsáveis.

Metodologia dos Efeitos x Causas

Problema: As vendas caíram

• efeitos: vendedores parados, estoques encalhados, compras suspensas, compromissos atrasando.
• causas: política econômica do governo, compras otimizadas sem planejamento, falta de metas de vendas, política de remuneração inadequada.
• ações corretivas : promover vendas casadas, promoções relâmpago, abrir novos canais de venda.
• responsáveis: gerentes, encarregados e suas equipes.

Espinha de Peixe (Diagrama de Ishikawa)

No caso de uma indústria, poderia usar uma ferramenta chamada Diagrama de Ishikawa ou Espinha de peixe, também chamada de 6 m´S, que são as causas principais dos problemas, todas começando com M (método, máquina, medida, meio ambiente, mão-de-obra, material). Antes de usar, recomenda-se deixar bem claro os conceitos de método (como é feito, o processo), máquina (equipamento), medida (padrão estabelecido ou especificações), meio ambiente (local), mão de obra (pessoas), material (matéria prima).

A cada problema relacionada, você faz a pergunta : a causa é método ? Se a resposta for SIM, faz-se a 2ª.pergunta, para identificar a sub-causa no M.  O que em método ?   Se a resposta for NÃO, parte-se para a pergunta com relação ao M seguinte.  E assim por diante, pelo menos 2 perguntas por M, para ter a grande causa e a secundária.

Consultoria empresarial

Consultoria Empresarial é um serviço que oferece soluções que podem ser aplicadas em todos os negócios, porque não importa o  tamanho, sejam pequenos, médios ou grandes, sempre haverá oportunidades para evoluir na gestão das empresas.

Consultoria empresarial em São Paulo

Uma Consultoria Empresarial em São Paulo reúne “especialistas” em áreas ou segmentos de atuação das empresas clientes, com um conhecimento abrangente e experiências anteriores em projetos.

Autor: Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em Projetos de Melhorias de Resultados (produtividade/processos/qualidade, reduzir custos/desperdícios, marketing/vendas/gerar novos negócios, RH/motivação), em negócios familiares. É autor dos áudiolivros “As 10 Dicas para Sucesso da Empresa Familiar” e “Sugestões para Solucionar Problemas na Gestão Familiar”, consultor da Métodos Consultoria Empresarial.