AS FASES DE UM PROCESSO DE COMPRAS EFICAZ

Um Processo de Compras eficaz, deve contemplar todas as fases, tais como: Identificação das necessidades, Planejamento, Orçamento, Seleção de fornecedores, Negociação, Recebimento, Inspeção e armazenamento.

Um processo de compras eficaz é crucial para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou segmento em que atua.

Ele envolve uma série de etapas bem definidas, desde a identificação da necessidade até a entrega do produto ou serviço.

Fase 1: Identificação da Necessidade

Começamos com a identificação de uma ou mais necessidades dentro da empresa, que podem ser geradas por várias razões, como substituição de equipamentos desgastados, expansão dos negócios, mudanças nas operações, introdução de novos produtos.

Fase 2: Planejamento e Orçamento

Com  a necessidade é identificada, o próximo passo é o planejamento e gerar orçamentos.

Determinamos as especificações detalhadas do produto ou serviço necessário, a quantidade necessária, a qualidade desejada e outros critérios relevantes.

As especificações são fundamentais para que os fornecedores tenham uma visão completa dos itens ou produtos a serem fornecidos, as condições, prazos de entrega, valores envolvidos e formas de pagamentos.

Com base nessas informações, um orçamento é elaborado, considerando não apenas o custo de aquisição, mas também custos operacionais associados, como manutenção, treinamento para o uso e eventuais atualizações.

Fase 3: Pesquisa e Seleção de Fornecedores

Nesta fase, a equipe de compras realiza uma pesquisa detalhada para identificar os potenciais fornecedores que podem atender as necessidades da empresa.

A pesquisa pode envolver a análise de catálogos, a solicitação de recomendações de parceiros comerciais, pesquisas online e participação em feiras e exposições do setor.

A equipe avalia critérios como reputação, capacidade de entrega, qualidade do produto, histórico de atendimento ao cliente e conformidade com regulamentações exigidas pelo setor.

Fase 4: Solicitação de Propostas e Cotações

Nesta etapa, a empresa solicita propostas ou cotações dos fornecedores selecionados.

Esses documentos detalham os preços, as condições de pagamento, os prazos de entrega, as garantias oferecidas, os prazos de entrega e outras situações relevantes.

Exemplificando: O processo tradicional estabelece um mínimo de 03 fornecedores para cada item, mas parcerias podem ser estabelecidas por critérios técnicos e qualidade.

As propostas recebidas são analisadas em detalhes para comparar os custos e os benefícios oferecidos por diferentes fornecedores.

Isso permite que a empresa tome uma decisão informada com base em critérios como custo, qualidade e tempo de entrega.

Fase 5: Avaliação e Seleção de Fornecedores

Após receber as propostas, é hora de avaliar e selecionar os fornecedores mais adequados.

Isso envolve a comparação das propostas recebidas, levando em consideração não apenas o aspecto financeiro, mas também a capacidade técnica, histórico de entrega, conformidade com regulamentações e outros critérios relevantes.

Exemplificando: um fornecedor com entrega mais rápida poderá ser priorizado, se o item for de qualidade similar, mas com preço maior, por uma questão de prioridade da empresa e sua linha de produção.

Fase 6: Negociação e Contratação

Após selecionar os fornecedores preferenciais e melhor alinhados com a necessidade da empresa, inicia-se a fase de negociação.

Nesta etapa, os detalhes dos termos e condições do contrato são discutidos e finalizados.

Isso inclui questões como preço final, descontos, prazos de pagamento, garantias, cláusulas de rescisão e aspectos contratuais relevantes.

O objetivo é chegar a um acordo mutuamente benéfico que atenda às necessidades da organização e dos fornecedores.

Fase 7: Realização do Pedido e Acompanhamento

Com os contratos assinados, o pedido é direcionado aos fornecedores selecionados.

Nesta fase, é importante manter um acompanhamento próximo para garantir que os produtos ou serviços sejam entregues de acordo com as especificações definidas e dentro dos prazos estabelecidos.

Isso pode envolver a comunicação freqüente com os fornecedores, verificação de status de entrega e resolução de quaisquer problemas que possam surgir durante o processo. Atualmente, parte dos processos ocorre “on line” através de portais e sites de conversação.

Fase 8: Recebimento e Inspeção

Assim que os produtos ou serviços são entregues, a organização realiza um processo de recebimento e inspeção.

Isso envolve verificar se o que foi entregue está em conformidade com as especificações definidas e se atende aos padrões de qualidade estabelecidos.

Caso haja discrepâncias ou problemas de qualidade, é importante registrar essas questões e tomar medidas adequadas, como solicitar substituição dos itens fora da conformidade ou reembolso, caso o pagamento já tenha sido realizado.

Fase 9: Pagamento e Avaliação Pós-Compra

Com a confirmação de que os produtos ou serviços foram entregues conforme especificações feitas previamente, a empresa realiza o pagamento nas condições combinadas em contrato e constantes dos pedidos.

Além disso, é essencial realizar uma avaliação pós-compra para coletar feedback sobre o desempenho dos fornecedores, a qualidade dos produtos ou serviços adquiridos e o processo de compras em si.

Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e a tomar decisões adequadas em futuros processos de compras.

Fase 10: Gerenciamento do Relacionamento com Fornecedores

Após a conclusão do processo de compras, é importante manter um relacionamento saudável e contínuo com os fornecedores.

Isso inclui a comunicação regular, a resolução proativa de problemas, a revisão periódica do desempenho dos fornecedores e a busca por oportunidades de colaboração e melhoria mútua.

Um relacionamento forte com os fornecedores pode resultar em vantagens competitivas, melhorias na qualidade e eficiência das operações da organização, criando parcerias duradouras e vantajosas.

Do planejamento à gestão do relacionamento com fornecedores, cada etapa contribui para a maximização do valor obtido a partir das aquisições, resultando em melhores resultados financeiros, operacionais e estratégicos para a organização.