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SAIBA COMO MELHORAR SUA PRODUTIVIDADE INDIVIDUAL

Consultoria Empresarial e Gestão  

Ao visitarmos empresas no interior do estado, era comum numa visita posterior notarmos que um funcionário estava faltando na produção ou mesmo nos escritórios.  Ao perguntar o motivo da ausência, também ouvir…..“era muito lerdo”, foi demitido…..O conceito de “lerdo”, na produção ou qualquer outro setor de uma empresa, está diretamente relacionado a produtividade pessoal da pessoa na função, o quanto de trabalho ela rende nas horas de expediente.      Da mesma forma, existem também os “ligeirinhos”, que são aqueles funcionários extremamente rápidos numa atividade, normalmente por causa de habilidades manuais mais desenvolvidas.

A consultoria empresarial, com décadas de experiência e vivência em empresas dos mais diferentes tipos, tem entre seus consultores especialistas em produtividade industrial e administrativa, que percebem já nas primeiras visitas os funcionários mais produtivos e os “lerdos”, usando a expressão já citada.  Como a política é de “corrigir educando”, nos projetos, direcionamos algumas horas de Coach, para aquelas pessoas com rendimento mais baixo, visando nivelar sua produtividade no grupo.

O próprio diagnóstico empresarial, realizado sempre em uma semana, independentemente do porte da empresa, é uma forma de mostrar às empresas clientes, que há uma forma de ter produtividade melhor que aquela com a qual se habituaram.

A PRODUTIVIDADE PESSOAL E SUAS INTERFERÊNCIAS

…”você acorda cedo, geralmente com a cabeça já preocupada com as coisas do dia anterior que ficaram para hoje…..mesmo assim você se esforça para tentar deixar claro na sua cabeça quais são as coisas muito importantes que você deve abordar hoje….e então vai “ a luta”….

Em produtividade pessoal, carregar atividades para casa ou de um dia para o outro é o primeiro passo para começar a perder rendimento. Essas situações devem ser o primeiro SINAL VERMELHO na sua atividade, se ocorrerem.

….”ao meio dia, sua cabeça já parece prestes a explodir, pois você percebe que sua manhã, apesar de cansativa, não foi nada proveitosa no sentido de atingir as metas que você mesmo estabeleceu ainda cedo. Aí você começa uma sucessão de ideias idiotas, como comer correndo ou nem almoçar”…..

No momento em que começar a trocar almoço por lanches e intervalos oficiais de café  por tela de computador, estará aceso outro SINAL VERMELHO na sua atividade, alertando que ALGO NÃO VAI BEM.

…”infelizmente, a tarde não acaba sendo muito diferente…..o final do seu dia ainda reserva a pior parte….aquele exato momento em que a frustração explode….olhando para a sua cansativa jornada, você percebe que quase nada de importante foi resolvido….além de exausto, se sente incompetente com relação ao gerenciamento dos seus recursos e do seu tempo”….

Pronto, acendeu mais um SINAL VERMELHO, das coisas não priorizadas que afetaram o uso do tempo e a não conclusão de atividades.

Essas situações, apesar de ser a grande história do trabalhador contemporâneo, não deveria ser também a sua história, por que todos nós tempos a opção de escolher, mas para isso, precisamos decidir se continuaremos na “roda de hamsters” ou “viramos a mesa” da nossa vida profissional.

Uma das ferramentas é aumentar o poder de foco, com algumas ações básicas, citadas a seguir :

Planejamento das coisas mais importantes

Existem 2 tipos de planejamento que você precisa manter sempre em foco, o planejamento das principais metas e o seu planejamento diário.  Pegue as suas metas e os seus principais projetos e construa uma linha do tempo, onde fique claro quando cada um vai começar e terminar. Cada um deles exige uma parcela do seu tempo e da sua atenção, mas a prática diz que não dá para você dedicar mais do que 2 horas do seu dia trabalhando neles.

Reserve apenas 1 ou 2 horas do seu dia para eles.  O resto do tempo vai ser partilhado por suas rotinas e tarefas pontuais. Aí entra o seu planejamento diário. Sempre comece o seu dia deixando bem claro a divisão do seu tempo entre as coisas mais importantes para hoje, as coisas que você pretende fazer hoje e por fim as que já não vai fazer hoje (essas já devem ser replanejadas imediatamente).

Reserve tempo para os imprevistos

Não comprometa todo o seu dia sem contar com os imprevistos, senão o seu planejamento não vai funcionar nunca.  Deixe reservado pelo menos 1 hora no final do seu dia para os imprevistos.  Você só pode usar essa reserva em tempo real.

Mantenha o seu sistema organizado

Você nunca vai desenvolver a sua capacidade de foco, se a todo momento sua atenção foi desviada por coisas em cima da sua mesa ou por alertas de e-mails que acabam de chegar. Dedique o tempo que for necessário no início do seu dia para deixar a sua mesa arrumada e limpa.  A regra é: uma tarefa de cada vez em cima da mesa. Somente comece a trabalhar depois de organizar o seu ambiente. Em seguida, dedique-se por máximo 1 hora na missão de deixar a sua caixa de entrada do e-mail limpa. Quando receber um e-mail, ele só poderá ter 3 destinos. Se ele trouxer uma ação para você, agende-a. Se precisa apenas guardar, arraste para uma pasta.  Ou então jogue no lixo.  Faça isso com todos em sua caixa de entrada. Quando acabar, abra a sua agenda e vá trabalhar. Procure diminuir toda fonte de distrações a sua volta.

Não venda barato a sua atenção e o seu tempo

Você tem metas, tem objetivos e vai ser cobrado por elas. Tudo deve ser mantido equilibrado no seu dia.  Seremos e podemos ser interrompidos, motivo pelo qual você tem até um tempo reservado para estes imprevistos.  Mas quando estas interrupções avançam além desta reserva, ela vai comprometer a sua capacidade de dar atenção para as suas coisas importantes.

Existem somente 3 tipos de interrupções:

Necessária e Importante, pare e lide imediatamente e tire esse problema de uma vez da sua frente. Ex: chegou uma visita externa e a diretoria delegou para você o atendimento…

Necessária mas não urgente, ela precisa de uma ação sua, mas pode ser feita em outro momento…negocie e agende o melhor momento para resolver, até mesmo usando sua 1 hora para imprevistos….

Desnecessária e não importante, procure não apenas evitar esse tipo de interrupção, mas também ajudar as pessoas a compreender que essas interrupções não agregam valor para nenhuma das partes…Faça perguntas chaves, mas de forma gentil : “Somente eu posso ajudar agora?”…”Isso pode esperar ?” ou “Qual o impacto deste problema ?”…

Compreenda que você deve trabalhar no que é mais importante. Geralmente o urgente é baseado na expectativa de outras pessoas. Descubra a origem desta expectativa e argumente.

As redes sociais e os conflitos com uso do tempo corporativo

Um risco atual é a imersão profunda nas redes sociais, que pode condicionar as pessoas a querer acessar sua rede social, a todo momento que surgirem mensagens, seja facebook, whatsApp ou e-mails, recomendando-se um policiamento maior dos próprios hábitos e horários, para evitar problemas com a empresa.

Esta por sua vez, deve ter uma política mais forte com relação à liberdade de acesso durante o expediente, já que uma liberação plena de todas as redes sociais vai acarretar certamente perda de horas produtivas.

Por outro lado, algumas redes são usadas de forma corporativa (whatsApp, Linkedin) e um contrato (informal ou formal) deve ser celebrado entre as empresas e seus colaboradores, no sentido de “uso ponderado e profissional” , para evitar que a situação desande e as horas produtivas sejam perdidas nas REDES.

Autor : Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças), produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades) e empresarial (processos, problemas, decisões). 

É autor do kit de áudiolivros “As 10 Dicas para o Sucesso da Empresa Familiar”  e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.

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