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Qual a diferença em ser EFICAZ e ser EFICIENTE ?

Consultoria Empresarial e Gestão  

Em épocas de calmarias no mercado, os gestores e dirigentes se acomodam, não se preocupando muito com os processos internos, mas sim com os resultados financeiros e comerciais do negócio.  Tá vendendo muito, o caixa está positivo, estamos bem no mercado….

Quando o vento muda, as tempestades aparecem, os gestores se perdem em meio a tantas ações simultâneas que tentam tomar para corrigir o rumo do barco, os dirigentes ficam intranquilos com os resultados, exigindo mudanças, ações imediatas, o retorno dos bons resultados….  É  a hora de chamar uma consultoria empresarial para rever o planejamento e processos gerais de todos os setores, de unir as pessoas, de treinar, capacitar os gestores e lideranças, de forma que os conceitos fiquem bem claros para todos.

Alguns conceitos extremamente importantes nos processos de decisão são os de eficiência (fazer bem feito), eficácia (fazer o que deve ser feito) e efetividade (fazer de forma a manter os resultados).

Tabela Eficiencia Eficacia
Um exemplo clássico é o das duas secretárias, quando o Diretor pede alguns dados pois está no telefone e a primeira tenta digitar enquanto a segunda anota num papel qualquer e leva para seu superior dar a informação. Ambas sabiam a informação necessária, mas a primeira ao digitar se preocupou com a forma, apresentação e perdeu a noção do tempo que a informação precisaria estar disponível.  Foi eficiente.  A segunda, usou o primeiro papel que achou, anotou a informação e entregou. Foi eficaz.

Quando o administrador se preocupa em fazer corretamente as coisas, ele está se voltando para a eficiência (melhor utilização dos recursos disponíveis).

Porém, quando utilizar esses recursos de modo a buscar objetivos determinados e através dessa utilização melhor avaliar o atingimento de recursos, isto é, verificar se as coisas bem feitas são as que realmente deveriam ser feitas, então ele estará se voltando para a eficácia (alcance dos objetivos através dos recursos disponíveis). Uma boa consultoria empresarial pode ajudar a tornar os processos e pessoas mais eficazes, gerando melhores resultados.

A eficiênciaestá relacionada aos processos que criam normas, procedimentos, relatórios, manuais, uma infinidade de processos burocráticos ainda existentes em muitos negócios, gastando tempo dos gestores que poderia ser usado para gerar decisões, mudar produtos, criar alternativas para novas soluções, que viessem a mudar a vida do negócio. Como a eficiência lida com a organização, em situações de desorganização, ser eficiente é uma forma de alavancar a eficácia.

organização pessoal, mesa limpa…..a mesa atulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritórios……houve caso de um executivo estrangeiro que ao chegar na filial no Brasil, mandou tirar as gavetas de todas as mesas e os “volumes mortos e coisas estranhas” sumiram, porque o pessoal tinha vergonha de deixar sobre a mesa…..infelizmente a maior parte das gavetas são depósitos de coisas sem utilidade alguma ao trabalho, itens pessoais e outras excentricidades….fora a sensação que uma mesa atulhada dá de peso, de desespero, de trabalho infindável…..além de indicar indecisão, procastinação, insegurança, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos…..

– ordenar o fluxo de papéis que chegam diariamente até sua mesa…..despachar toda a papelada que puder imediatamente….lembrar que 80% das tarefas que chegam até você podem ser executadas no mesmo expediente….não colocar de lado nenhum item antes de uma ação inicial, seja solução ou encaminhamento para solução….pode-se adotar caixas de entrada/saída, com 2 andares, um objeto prático, atualmente feito em acrílico decorativo, onde você tem volume limitado de papéis, para não se tornar um  arquivo morto. O melhor é usar como entrada e para saída, levantar-se, ir até o setor e levar em mãos. Será mais rápido, irá agilizar a comunicação e decisões, evitando burocracia.

– lista de tarefas……pode-se usar planilhas com data diária ou um caderno, hoje moda entre executivos, personalizado, usado em reuniões, até mesmo por grandes dirigentes. O caderno deve ser manuseado diariamente, permitindo planejar o dia e semana. Chegou cedo, anote a data em cima. Surgiu uma idéia, um contato que precisa ser feito, anote no caderno.  Você irá criando a disciplina de anota diariamente e tomar decisões, colocar OK nos itens resolvidos.  

– O Lixo…..até pouco tempo atrás, as empresas recebiam uma grande quantidade de revistas e outros materiais impressos (mala direta, folders), que eram encaminhados pela recepcionista para os dirigentes e gestores….alguns até colocavam etiquetas com nomes de outros que deveriam ler as matérias.  Há casos de gestores com pilhas de revistas sobre a mesma, paradas por falta de tempo.  O lixo ainda é o melhor lugar para uma parte dos papéis que chegam à mesa de um gestor, memorandos, avisos de datas de reuniões já ocorridas, circulares, cópias de cartas para informações, folhetos…Usar o lixo para tudo que já tomou conhecimento e não tem necessidade de recuperar, esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizado e com mais clareza de idéias.

Há o caso do gestor que pediu para a esposa limpar sua mesa e ela jogou tudo que estava em cima da mesa no lixo…..quando ele retornou, o lixeiro já havia recolhido, entrou em desespero….o que você jogou fora ?…..acalme-se, meu bem….se em dois dias ninguém te procurar por algo que joguei, não tinha importância nenhuma para sua atividade, só ia tomar seu tempo….

– os e-mais, mensagens e outros itens das redes sociais…..com a evolução da tecnologia, a entrada em grupos sociais se tornou comum entre pessoas (facebook, outras), profissionais (linkedin, outras)…as caixas de entradas devem ser esvaziadas nas primeiras horas da manhã e filtrar destinatários com mensagens sem importância, quando possível, para reduzi-las é uma boa medida…..Outro horário para limpar caixas postais poderá ser o retorno do almoço, como aquecimento para atividades.  A limitação dos grupos de discussões em redes também é interessante para direcionar mais os contatos a sua área de atuação, evitando dispersar.  Uma tática interessante é eventualmente “assinalar todos”….dar uma olhadinha, selecionar alguns que mereçam ser abertos e deletar.  A maioria é “informação desnecessária e sem importância” para sua atividade, coisas de rede, de listagens que rodam a web e nos colocam como destinatários de mensagens variadas.

A eficáciaé mais direcionada aquilo que dá resultados, que pode ser feito mais rapidamente, processos mais enxutos, menor volume de papelada, permitindo que os gestores aloquem seu tempo, nas ações e decisões fundamentais para o negócio, para sua mudança de rumos. 

A efetividade é resultado dos processos enxutos, que garantem que os resultados persistam, sejam perpetuados, sem variações, a manutenção daquilo que dá certo e facilita a vida dos gestores.

(fonte: Curso Liderança e Motivação, da PDE Projetos para Desenvolver Empresas e Pessoas).

 Conforme aumenta a responsabilidade da função, maior deverá ser a eficácia, a partir do líder até alta direção.   O colaborador pode ter uma eficiência alta, o diretor precisa ter uma eficácia alta.

Para contribuir com esses conceitos pedimos acessar os materiais gratuitos  no site da consultoria empresarial da Métodos, que poderão contribuir para sua eficácia e efetividade.

 Autor :  Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D (para formar e reciclar lideranças) e produtividade pessoal (redução dos ciclos das atividades). 

Também desenvolve Projetos de Melhorias dos Resultados (PMR),focando marketing-vendas, compras-estoques, produtividade-processos, redução de custos-desperdícios, nas empresas familiares. Em RH, forma multiplicadores nos processos de  avaliar desempenho-rever funções-atividades-responsabilidades-autonomia. É autor do kit de áudiolivros “As 10 Dicas para o Sucesso da Empresa Familiar”  e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.

 

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