Quando a comunicação  dentro da empresa for afetada por ruídos e outros problemas, aquilo que está sendo passado aos colaboradores não será realmente a mensagem verdadeira e necessária.

Por que ocorre isso ?

Há inúmeros fatores que podem prejudicar a comunicação, entre eles os ruídos (ambiente), a “rádio peão” (um boato começa pequeno e vai crescendo ou sendo distorcido), o telefone sem fio (similar, só que a distorção é maior ainda) e até mesmo a cultura da empresa, clima no momento do fato, nível de conhecimento,  tipo de linguagem usada  e comportamento das pessoas envolvidas.

O QUE É COMUNICAÇÃO ?

Comunicação é uma palavra que deriva do latim “communicare“,  que significa “partilhar, participar algo, tornar comum“.

Através da comunicação, os seres humanos partilham diferentes informações entre si, tornando o ato de comunicar uma atividade essencial para a vida em sociedade.

A mensagem é codificada num sistema de sinais definidos que podem ser gestos, sons, indícios, uma língua natural (português, inglês, espanhol, etc.), ou outros códigos que possuem um significado (por exemplo, as cores do semáforo), e transportada até o destinatário através de um canal de comunicação (o meio por onde circula a mensagem, seja por e-mail, telefone, mídia impressa, comunicado na televisão, etc.).

Desde o princípio dos tempos, a comunicação foi de importância vital, sendo uma ferramenta de integração, instrução, de troca mútua e desenvolvimento. O processo de comunicação consiste na transmissão de informação entre um emissor e um receptor que decodifica (interpreta) uma determinada mensagem.

O que pode prejudicar a comunicação ?  Um exemplo ilustrativo :

Na boa comunicação, o emissor pode conferir pelo feedback se a sua mensagem chegou ao receptor no formato que desejava, sem distorções. Entendeu o que eu disse ? (…preciso do relatório de vendas às 16hs…..).  Se a resposta do receptor for sim, não é suficiente….Então me diga o que é para fazer ?  (….o senhor me pediu aquela planilha cheia de detalhes depois das 4 da tarde…..).  Que planilha ?  Resposta : aquela das vendas…..Ah, muito bom, é isso mesmo…..

Quando o receptor consegue reproduzir na sua linguagem, o que é para fazer, a mensagem ocorreu realmente.  Alguns dizem que uma comunicação ruim é culpa do emissor e não do receptor.  Fatores como pressa, impaciência, excesso de conhecimento num assunto, intolerância e outros comportamentos do emissor ou receptor podem prejudicar sua comunicação.

Na comunicação não verbal são usados sinais como gestos, sons, mímica, expressões faciais, imagens, que são sinais não linguísticos.

O QUE É FEEDBACK (AMBIENTE EMPRESARIAL) ?

O termo  feedback  é muito conhecido dentro da maior parte das empresas, inclusive PME e significa dar o retornou ou realimentar.   É hábito nas empresas, que seus gestores apenas utilizem essa ferramenta quando realizam o processo de Avaliação do  Desempenho, uma vez ao ano.

Segundo banco de dados da CETEP-Centro de Treinamento Empresarial e Pessoal, da qual o autor foi sócio e professor, essa é uma grande falha de interpretação,  por não habituar as pessoas a dar e receber feedback como uma situação normal e com isso acelerar ser desenvolvimento, reduzir as curvas de aprendizagem.

É no feedback que se diz aos colaboradores onde ele fez o que precisava ou não, quais expectativas foram atingidas ou não, que objetivos e metas cumpriu ou não.  O foco deve ser sempre positivo, porque os objetivos são melhorar as qualificações e comportamento dos colaboradores.

Na verdade o feedback é para ser usado sempre, a qualquer momento, tanto para propor melhorias como para ressaltar o que está sendo bem feito.

O feedback deve referir-se ao comportamento e não às pessoas, deve ser descritivo e não avaliativo, deve ser específico e útil às partes envolvidas.

Através das técnicas de feedback as pessoas conseguem trabalhar seus pontos fortes (mantendo) e fracos (evoluindo),  atingindo um melhor equilíbrio de sua vida profissional e também pessoal. É preciso ter coragem para pedir ou dar o feedback, mas você tem que acreditar que vai estar ajudando alguém a crescer como gente, como pessoa, como profissional.

O FEEDBACK NÃO PLANEJADO:

Consciente (acenando com a cabeça)…pode estar concordando (de cima para baixo ou discordando, de um lado para outro….).

Espontâneo (“muito obrigado”) …seu cabelo está lindo….

Solicitado (“sim, ajudou muito”)….como é que é pego o trem para Osasco ?……

Verbal (não)…..pode me emprestar 5 mil…..

Não verbal (deixar a sala)

Informal (batendo palmas)

O FEEDBACK PLANEJADO:

Pela reflexão (observação de alguém)….acompanhar um vendedor durante a semana……

Pela análise pessoal (gravador, vídeo)…gravar uma reunião e analisar depois….

Pelo treinamento (outro colega)…durante o  curso outro colega dar feedback sobre o seu comportamento expresso…..

No T&D, durante um curso, pode-se fazer perguntas focando :
Controle emocional (quem mais se exaltou ? quem mais procurou moderar ?)
Planejamento (qual foi a pessoa que procurou planejar o assunto ?
Participação (quem mais falou e quem menos falou ?)
Clima e Ambiente  (quem agrediu o colega com palavras ? ou gestos ?)
Capacidade de síntese ( quem deu idéias com poucas palavras ?)
Profundidade (quem demonstrou conhecer o assunto ?)
Provas e exemplos (quem apresentou fatos para ilustrar as idéias ? quem deu mais exemplos ?)
Relacionamentos (quem mais valorizou a opinião dos colegas ?)
Capacidade de expressão (quem falou com mais clareza ?).
CRITÉRIOS PARA O FEEDBACK TER UTILIDADE. DEVE SER :
Descritivo e não avaliativo …..”aquela parede está com manchas na pintura” (descritivo)  e não “aquela parede está mal pintada” (avaliativo)
Específico  e apropriado “esse jeito de engatar as marchas do carro vai destruir a embreagem, que custa caro”…..
Aplicável e solicitado   “como vou fazer os cálculos ? use a HP”, são índices financeiros, ela vai ajudar…..
Oportuno, claro, exato “caramba, esqueceu a chave na porta da garagem…vamos voltar e buscar”…..
No momento e não após o fato. “ você acabou de entrar na contra mão”…..
Mensurável, positivo e permanente  “você fez 10 peças ontem, isso é bom, positivo, vamos ver se conseguimos chegar a 15 peças hoje”…..

COMO CONSEGUIR O FEEDBACK ?

Solicitando a outra pessoa (superior hierárquico, colega) e até mesmo na família

Aceitando-o como uma informação positiva

Pedindo esclarecimentos, para entender melhor o que foi dito e o contexto

Respondendo ao que você ouvir, de forma educada e positiva

COMO TORNAR-SE MAIS CAPAZ DE DAR E RECEBER FEEDBACK ?

Tendo um relacionamento mais profundo

Tendo relacionamentos pessoais gratificantes

Sentido o impacto que causamos sobre os outros

Aumentando a validade de nossas comunicações

Alinhando a própria imagem com a realidade

Tornando-se mais aberto a novas experiências

Tornando-se mais único e diferenciado como um indivíduo

Nivelar, deixar saber como me sinto) Ex: eu estou zangado….

Confrontar (o que sinto sobre eles )( Ex: estou procurando ser útil, explicando-lhe…)

Encontrar (ambos nivelar e confrontar). Ex: Pedro (sinto medo quando as pessoas não me escutam…) x João )(eu realmente me sinto inferior quando me cortam as palavras, Pedro…).

EXEMPLOS ILUSTRATIVOS DE FEEDBACK

Imediato: Ex: um pintor, imediatamente após passar a tinta sobre a parede (desempenho), ele toma conhecimento (visual) do resultado de seu trabalho….”a parede ficou com algumas manchas”……e nunca “ a pintura ficou uma porcaria”…..

Mensurável. Ex: produzimos 10.000kg de tecido é um feedback melhor que “nossa produção foi grande”…..

Comparável a um padrão. Ex: toda semana temos aumentado nossa produtividade em 2%. Agora estamos produzindo 10.000kg a mais”….é melhor que “produzimos 10.000kg de tecidos nestes dias”…..

Positivo (aspectos positivos do desempenho). Ex: o feedback…” você teve 95% das peças aprovadas”…é melhor que “você teve 5% das peças rejeitadas”…..

Ex: criar ciclos para manter os efeitos motivacionais. Uma vez por semana, percorrer os setores, ver as coisas “boas”, sempre focando o positivo e comentar com os executantes….é melhor que “apontar a espingarda e ficar pronto a dar tiros nos erros e falhas encontradas”…..

Deve enfocar o desempenho (o fato, a situação) e não fazer um julgamento (avaliação) da pessoa (em seus aspectos pessoais, personalidade ou caráter). É melhor dar o feedback “estas páginas que você digitou apresentam alguns erros, gostaria que consertasse…”…do que “…você é um péssimo digitador, relaxado, incompetente”…..

Específico. Mencionar fatos concretos, ao invés de generalidades. Ex: é melhor dar o feedback “nessa reunião, você fez o que costuma fazer outras vezes, não ouviu a opinião dos demais e forçou-os a aceitar a sua decisão”….do que “você está sempre prejudicando os outros em toda reunião que participa”…..

Para melhorar seu desempenho profissional, recomendamos buscar mais conhecimentos que podem ser úteis na sua carreira ou como empresário, reduzindo curvas de aprendizagem, ganhando tempo e com isso alavancar  sua carreira ou seus negócios.  A boa comunicação e o feedback também dependem da sua própria evolução, aprendizagem, busca de novos conhecimentos  e capacitação, seja profissional ou empresário.

Um dos conhecimentos modernos são os Simuladores de Resultados, também chamados de Simuladores Estratégicos, que irão ajudá-lo a ver resultados de forma mais rápida e prática. 

Lembre-se que a  Nasa, Fórmula 1, Aviação,  há muitos anos usam Simuladores para treinar e capacitar as pessoas que vão fazer parte de missões espaciais, corridas ou pilotar aviões.   Com os Simuladores você vai ganhar tempo na carreira, na empresa e na vida e com isso melhorar sua qualidade de vida.

Autor: Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D para formar e reciclar lideranças.   E Projetos de Melhorias dos Resultados(PMR), focando produtividade, processos, redução de custos e desperdícios, marketing e vendas, compras e  estoques, RH, em negócios familiares. É autor dos áudiolivros “As 10 Dicas para Sucesso da Empresa Familiar” e “Sugestões para Solucionar Problemas na Gestão Familiar” e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.

Consultoria empresarial

Consultoria Empresarial é um serviço que oferece soluções que podem ser aplicadas em todos os negócios, porque não importa o  tamanho, sejam pequenos, médios ou grandes, sempre haverá oportunidades para evoluir na gestão das empresas.

Consultoria empresarial em São Paulo

Uma Consultoria Empresarial em São Paulo reúne “especialistas” em áreas ou segmentos de atuação das empresas clientes, com um conhecimento abrangente e experiências anteriores em projetos.