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TÉCNICAS PARA DEFINIR PRIORIDADES E MELHORAR SEUS RESULTADOS

Consultoria Empresarial e Gestão  ,

Saiba como usar os priorizadores GUT e FILTRO LÓGICO

Existem algumas ferramentas gerenciais para estabelecer prioridades, conhecidas no meio acadêmico, como a GUT (gravidade, urgência, tendência) e vamos acrescentar o FILTRO LÓGICO PRIORIZADOR, de cuja autoria o autor participou em projeto de consultoria numa refinaria de petróleo.  Ambas funcionam bem em qualquer ambiente de trabalho, seja operacional e chão de fábrica, administrativo, comercial e até em nossa vida pessoal.

Nas empresas, a definição de prioridades sofre distorções em função de ponto de vista, cultura e conhecimento técnico ou gerencial das pessoas envolvidas nas situações e até mesmo do poder dos cargos.   Exemplificando, uma pessoa tem uma sequência de atividades e tarefas para realizar e um superior hierárquico pede para fazer alguma outra atividade com urgência, atropelando a ordem das coisas com o uso do poder.   Em outros casos, o filho, gestor solicitou uma atividade e o pai, dono da empresa pede outra, provocando um conflito na cabeça dos executores.

PRIORIDADES ASSOCIADAS AO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

No processo para definir um planejamento estratégico, além das ferramentas mais praticadas, como Análise Swot, Canvas, Matriz Gut, Matriz BCG, definição da Missão, Visão e Valores, também pode-se definir as 5 Grandes Prioridades da Empresa para o momento.

É um processo feito junto com a Diretoria (Ceo e Diretores), onde cada um escreve sua prioridade pessoal e depois a consultoria reúne os participantes em reunião e discute o que foi colocado, unificando colocações parecidas e conseguindo um consenso sobre as 5 Grandes Prioridades da empresa, já definidas pela ordem de grandeza.

Feito isso, pode-se passar ao alinhamento com os Gestores e Lideranças, para ver as distorções de visão, pela metodologia chamada Q-Sort, em que cada um classifica sua sequência de grandeza, da 1ª até a 5ª prioridade.

Esse exercício permite perceber a % de visão alinhada com os Diretores e a % distorcida. Exemplificando: na 1ª.prioridade da 2ª.empresa (organização geral da empresa), apenas 20% dos gestores a consideram como 1ª, 30% a consideram como 2ª, 10% como 3ª e assim por diante….   Faz-se então uma reunião geral entre Ceo, Diretores e Gestores e são apresentadas as 5 Grandes Prioridades, clareando os motivos pela definição da ordem de grandeza e também se apresentam gráficos das distorções existentes internamente.  Com isso, consegue-se unificar de vez a visão interna dentro da empresa.

A finalidade é unificar a visão de todos os colaboradores, centralizar o foco, alinhar objetivos e metas para que as energias sejam concentradas nas 5 Prioridades e com isso todos os esforços gerem uma sinergia capaz de acelerar resultados positivos.  As prioridades costumam ser divulgadas internamente em banners similares aos feitos para missão, visão e valores, colocados em salas de reuniões, em impressos das empresas, embalagens e material de marketing impresso ou digital,  para sua cadeia de relacionamentos ou stakeholders.

Alguns exemplos de prioridades definidas pelo autor para 03 empresas:

1ª.Empresa:  1.lucratividade….2.satisfação dos clientes….3.satisfação dos funcionários….4.integração da operação sincronizada com o mercado….5.aumentar a fatia de mercado (“share”) da empresa….

2ª.Empresa: 1.organização geral da empresa…..2.reduzir desperdícios e custos…..3.investir em máquinas e equipamentos…..4.aumentar a produção….5.treinar todas as lideranças….

3ª.Empresa: 1.melhorar a qualidade de nossos produtos…..2.melhorar o atendimento e qualidade de serviços aos clientes….3.treinar e qualificar o pessoal da fábrica e administração…..4. melhorar a qualidade das matérias primas adquiridas e do relacionamento com os fornecedores….5.organizar as áreas administrativas, finanças e reestruturar vendas.

A Matriz GUT (gravidade, urgência, tendência), é prática, fácil e pode ser discutida internamente entre Gestores e Lideranças, usando uma planilha similar a que segue, onde são inseridos um a um os problemas em discussão, atribuindo-se uma nota para cada um, conforme Prioridade no consenso do grupo reunido, nos itens G (gravidade), U (urgência), T(tendência).

Permite definir o que fazer primeiro, por onde começar e isolar a força do poder na ordem das coisas. O objetivo desta ferramenta é ordenar a importância das ações pela sua GRAVIDADE, pela sua URGÊNCIA e pela sua TENDÊNCIA de forma racional, permitindo escolher a tomada de ação menos prejudicial.

UM MODELO DA MATRIZ GUT

Definição Conceitual da Matriz Gut

 

Ilustração de matriz GUT com os conceitos

 

A partir do momento em que os conceitos da GUT estão claros para todos os participantes da discussão, sejam Gestores ou Lideranças, os problemas, ou situações ou mesmo fatos relatados, conforme a nomenclatura mais usada na empresa, podem começar a serem analisados um a um e suas prioridades obtidas, sempre por consenso.

Recomenda-se usar um moderador, para que o tempo usado seja respeitado e eventuais participantes não monopolizem a palavra, ou mesmo, outros que não aceitam os pontos de vista contrários prolonguem as discussões, eternizando as reuniões.

Alguns exemplos praticos da matriz GUT

 

Problemas em discussão

Filtro Logico Operacional

 

Exemplo do filtro logico operacional

FILTRO LÓGICO CULTURAL (CLIMA, CULTURA E COMPORTAMENTO) (CONCEITOS ECOMO USAR)

Foi desenvolvido pelo autor do artigo, para lidar com os problemas de clima, cultura e comportamento, que tradicionalmente são tratados por RH e T&D em processos internos,  por outras metodologias, por desconhecimento do FILTRO LÓGICO CULTURAL.

Fato Relatado

 

Exemplo do uso do filtro logico cultural

 

Autor: Prof.João Mariano de Almeida, administrador de empresas, com pós em RH e mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981, em T&D para formar e reciclar lideranças.   E Projetos de Melhorias dos Resultados(PMR), focando produtividade, processos, redução de custos e desperdícios, marketing e vendas, compras e  estoques, RH, em negócios familiares. É autor dos áudiolivros “As 10 Dicas para Sucesso da Empresa Familiar” e “Sugestões para Solucionar Problemas na Gestão Familiar” e consultor da Métodos Consultoria Empresarial.

 

 

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